IT-Ratgeber · Geschäftskunden
E-Mail-Umzug: Was vor dem Anbieterwechsel geklärt sein sollte
Postfächer sind mehr als Nachrichten. Prüfen Sie vor einem Wechsel Kalender, Kontakte, geteilte Postfächer und Geräte, die E-Mails versenden.
Den Bestand vollständig aufnehmen
Erfassen Sie persönliche und gemeinsame Postfächer, Adressen, Weiterleitungen und Verteiler. Fragen Sie auch nach lokal gespeicherten Archiven. Scanner, Websiteformulare und Fachprogramme können eigene Versandzugänge nutzen. Diese Abhängigkeiten sollten beim Wechsel berücksichtigt werden.
Den Übertragungsweg passend wählen
Nicht jede Migration übernimmt dieselben Inhalte. Bei einer IMAP-Übertragung werden E-Mail-Ordner übertragen, Kalender und Kontakte benötigen einen gesonderten Weg. Die geeignete Methode hängt vom bisherigen System und dem Ziel ab. Klären Sie vorher, welche Daten übernommen werden sollen und wie deren Vollständigkeit geprüft wird.
Umschaltung und Geräte planen
Domainverwaltung, Mailrouting und die Einrichtung von Outlook sowie Mobilgeräten gehören zusammen. Legen Sie einen Termin und eine Ansprechperson fest. Teilen Sie dem Team mit, wann es welche Anmeldung verwenden soll. Eine unterbrechungsfreie Umstellung lässt sich ohne Prüfung der Ausgangslage nicht versprechen.
Altsystem erst nach Prüfung beenden
Testen Sie Empfang und Versand mit einer externen Adresse, freigegebene Postfächer und wichtige Anwendungen. Prüfen Sie Stichproben der übernommenen Inhalte. Das bisherige System sollte erst nach vereinbarter Abnahme und Klärung der Aufbewahrung abgeschaltet werden. Wir planen mit Ihnen den Microsoft-365-Umzug und stimmen die erforderlichen Schritte vorab ab.
Technischer Hintergrund: Informationen des Herstellers. Funktionen und Menübezeichnungen hängen vom jeweiligen Gerät und Softwarestand ab.
