IT-Ratgeber · Geschäftskunden
Mitarbeiterwechsel: Die kurze IT-Checkliste fürs Unternehmen
Zugänge, E-Mails, Dateien und Geräte beim Mitarbeiterwechsel geordnet übergeben. Eine IT-Checkliste für Microsoft 365 und weitere Geschäftsanwendungen.
Die Übergabe beginnt vor dem letzten Arbeitstag
Wenn jemand das Unternehmen verlässt oder intern die Aufgabe wechselt, sollten Zuständigkeiten und Zugänge rechtzeitig geklärt werden. Nur das Passwort zu ändern oder das Konto sofort zu löschen, ist kein vollständiger Übergabeplan.
Was auf die Liste gehört
- Konten: Microsoft 365, Fachsoftware, VPN, Telefonie und weitere Dienste erfassen.
- Zugriffe: Zeitpunkt für Sperrung und Entzug von Sitzungen mit den Verantwortlichen abstimmen.
- Daten: Geschäftlich benötigte Dateien und Postfachinhalte nach den betrieblichen Vorgaben übergeben.
- Geräte: Notebook, Smartphone, Schlüssel und weiteres Zubehör mit Rückgabezustand dokumentieren.
- Lizenzen: Erst nach geklärter Datenübernahme und Abhängigkeiten entfernen oder neu zuweisen.
Microsoft 365 nicht isoliert betrachten
Eine Kontosperre in Microsoft 365 beendet nicht automatisch alle Zugänge zu anderen Anbietern. Auch gemeinsam genutzte Konten, externe Freigaben und lokale Anwendungen gehören in die Prüfung. Die konkreten Schritte hängen von Ihrer Kontenverwaltung und den eingesetzten Diensten ab.
Ein fester Ablauf spart Rückfragen
Benennen Sie eine Person, die die Übergabe koordiniert, und lassen Sie die zuständige IT die technischen Schritte dokumentieren. Rechte für neue Mitarbeitende sollten nach Aufgabe vergeben werden, statt ungeprüft alle alten Berechtigungen zu kopieren. Wir unterstützen Unternehmen in NRW bei Konten, Arbeitsplätzen und laufender IT-Betreuung.
Weiterführende Informationen: Microsoft: Ehemalige Mitarbeiter aus Microsoft 365 entfernen. Menübezeichnungen und Funktionen können je nach Produktversion abweichen.
